Étape 1 : Renseignez-vous	Étape 5 : Sélection
Étape 2 : Dépôt	Étape 6 : Entente et réalisation
Étape 3 : Recevabilité	Étape 7 : Vérification
Étape 4 : Évaluation des projets

Étape 1 : Renseignez-vous

Avant d'investir temps et énergie dans la constitution d'un dossier de candidature, communiquez avec la Fondation. Nous pourrons vous donner quelques conseils pratiques et vous aider à formuler votre demande de financement. N'hésitez pas à nous envoyer un courriel ou à nous téléphoner. Lisez attentivement toutes les conditions associées à nos financements, en particulier la liste des types de projets et des types de dépenses non admissibles et la convention de financement que vous devrez signer si votre projet est accepté.

Étape 2 : Dépôt

• votre dossier de candidature accompagnée du formulaire de demande de financement en deux exemplaires papier ;
• une copie électronique de votre dossier (sur CD).

Dès que nous aurons reçu votre dossier, nous en accuserons réception et amorcerons la première étape de notre processus d'analyse, c'est-à-dire l'examen de la recevabilité de votre projet.

Étape 3 : Recevabilité

Votre projet fera l'objet d'une analyse sommaire, qui permettra d'en déterminer la recevabilité en fonction des aspects suivants :

• le respect de la mission, des objectifs et des principes de la Fondation ;

• l'exhaustivité de l'information exigée ;

• l'exhaustivité de la liste des autorisations juridiques ou administratives et des ententes nécessaires à sa réalisation.

Tout organisme dont le projet n'est pas jugé recevable en est avisé par écrit, raisons à l'appui.

Étape 4 : Évaluation des projets

Si votre projet est jugé recevable, la Fondation procèdera à une analyse de sélection fondée sur les quatre critères d'évaluation suivants : pertinence du projet soumis, qualité de la conception, garanties de réalisation et retombées escomptées.

Une douzaine d'experts issus de la société québécoise et oeuvrant dans des domaines d'expertise pertinents à l'analyse de chaque projet (espèces fauniques, espèces floristiques, aménagement du territoire, urbanisme, sensibilisation, pédagogie, réhabilitation de milieux naturels, etc.) assistent la Fondation dans cette tâche. Ces experts ont pour mandat de conseiller la Fondation sur la pertinence, la faisabilité et la pérennité des projets.

La Fondation consulte également les directions régionales d'Hydro-Québec quant à la qualité de l'appui de l'organisme et du projet par la collectivité et à la compatibilité du projet avec les plans d'aménagement et de développement socio-économique du territoire (y compris, le cas échéant, le respect de l'intégrité des installations et propriétés d'Hydro-Québec).

Étape 5 : Sélection

Les projets analysés sont présentés au Conseil d'administration de la Fondation, qui les examine, un à un et au mérite, en prenant également en considération un principe d'équité pour procéder à la sélection. Si plusieurs projets satisfaisant aux critères d'évaluation sont similaires ou proviennent d'une même région, le Conseil peut décider d'en refuser certains pour l'année visée.

Sous cette réserve, les projets acceptés sont généralement ceux qui répondent le mieux à la mission, aux objectifs et aux principes de la Fondation, et ce, jusqu'à épuisement de l'enveloppe annuelle de un million et demi de dollars dont elle dispose.

Après chacune des réunions du Conseil d'administration, qui se tiennent environ deux mois après la date de tombée, vous serez avisé par écrit de la décision de la Fondation concernant votre projet. Un projet jugé recevable, mais refusé par le Conseil peut être soumis de nouveau, dès la date de tombée suivante. N'hésitez pas à communiquer avec nous si vous souhaitez mieux comprendre les raisons ayant motivé un refus, notamment si vous envisagez de présenter une nouvelle demande à la Fondation.

Étape 6 : Entente et réalisation

• Entente
  Après l'approbation du projet par le Conseil d'administration de la Fondation, la signature par les parties d'une convention de financement officialise l'entente conclue entre la Fondation Hydro-Québec pour l'environnement et l'organisme maître d’œuvre du projet. Cette convention fixe les conditions de participation des parties et, plus particulièrement, les responsabilités respectives, la sous-traitance, les assurances, le versement de la subvention consentie, les activités de communication ainsi que les modalités de réalisation. Il existe quatre types de conventions de financement suivant la nature du projet et les conditions varient d'un type à l'autre. C'est pourquoi il est très important d'identifier le type de convention qui s'applique à votre projet.

  Cette convention tient ainsi lieu de contrat liant les deux parties et définit les modalités selon lesquelles l'organisme s'engage à réaliser le projet. Tout organisme qui présente un projet à la Fondation doit donc prendre connaissance, au préalable, du contrat type qu'il aura à signer si son projet est accepté. L'approbation de principe, par le Conseil d'administration de la Fondation, du crédit de réalisation demandé par l'organisme n'oblige pas la Fondation à signer une convention de financement avec cet organisme, si ce dernier n'en accepte pas les modalités dans des délais raisonnables après avoir été informé de l'avis favorable du Conseil.

  La Fondation Hydro-Québec pour l'environnement doit veiller au respect des clauses de la convention.

• Réalisation
  Le projet doit être réalisé conformément aux dispositions de la convention signée entre les parties. L'organisme peut en confier la réalisation, en tout ou en partie, à un tiers. Toutefois, en tant que signataire de la convention, il demeure le seul responsable du projet et, par conséquent, l'unique interlocuteur de la Fondation.

  La Fondation effectue le versement de la subvention à la réception des demandes de remboursement des dépenses engagées durant le projet, accompagnées des pièces justificatives. Un formulaire de demande de remboursement est remis à l'organisme lors de la signature de la convention de financement. L'organisme détermine lui-même la fréquence à laquelle il souhaite présenter ses demandes de remboursement, selon la nature et l'ampleur du projet. Au besoin, une avance n'excédant pas la moitié du montant total consenti par la Fondation peut être allouée après la signature de la convention.

Étape 7 : Vérification

Le dernier versement, équivalant à 10 % de la subvention, vous sera remis après présentation de votre rapport de réalisation (décrit dans la convention). Ce rapport de réalisation devra notamment comprendre une section sur l'atteinte des objectifs de votre projet en relation avec les indicateurs environnementaux et sociaux énoncés dans votre demande de financement. Il devra aussi constituer une mise à jour des principaux éléments prévus dans votre demande, en particulier, les dates de début et de fin réelles du projet, le coût total de réalisation, les diverses contributions financières réellement obtenues, les dépenses engagées, les travaux et activités effectivement réalisés. Le rapport devra aussi prévoir la date et le lieu de l'inauguration du projet réalisé, ainsi que la liste préliminaire des participants à l'événement.

Il faudra adjoindre à ce rapport une résolution de votre organisme donnant quittance à la Fondation pour le montant du crédit de réalisation que celle-ci vous a accordé, sous réserve de la réception du dernier versement de 10 %. Pour les projets ayant fait l'objet d'une aide de plus de
25 000 $, le rapport de vérification du projet par un comptable agréé devra également être déposé à la Fondation.

Une visite des lieux sera en outre effectuée par la Fondation afin de vérifier la conformité de votre projet.