À l’intention des fournisseurs

Transmettre une facture à Hydro-Québec

Exigences techniques pour l’envoi

  • La facture doit être une pièce jointe du courriel.
  • Chaque pièce jointe du courriel doit contenir une seule facture qui peut compter plusieurs pages. Les pièces justificatives concernant la facture doivent se trouver dans le même fichier que la facture.
  • Un courriel peut contenir plusieurs pièces jointes.
  • Pour les pièces jointes, nous acceptons seulement les formats TIFF ou PDF (image), d’une résolution minimale de 400 ppp. Les formats suivants sont aussi acceptés : Word (2003, 2007, 2010), Excel (2003, 2007, 2010) et PDF (texte) ;
  • Le courriel ne doit pas comporter de logos ou d’images.
  • Vous vous engagez à être en mesure de fournir, sur demande d’Hydro-Québec ou de la SEBJ, un original papier de la facture pendant une période de sept ans à partir de la date de la facture ou de trois ans après la fin du contrat, selon la plus tardive de ces dates.
  • Le courriel doit être transmis directement par le fournisseur (à moins d’indications contraires du client) à comptes.fournisseurs@hydro.qc.ca.

IMPORTANT : si votre contrat prévoit aussi l’envoi d’un exemplaire (papier ou électronique) des factures à une autre personne à Hydro-Québec ou à la SEBJ, vous devez continuer à faire cet envoi.

Après avoir envoyé une facture, vous recevrez une confirmation de réception par courriel. Si le contenu des pièces jointes ne respecte pas les règles énoncées ci-dessus (p. ex. une pièce jointe contient plus d’une facture), les factures ne seront pas traitées et un courriel vous sera envoyé pour vous en informer.

Informations à indiquer sur la facture

  • Hydro-Québec ou la Société d’énergie de la Baie-James (SEBJ) comme client (seuls ces libellés sont acceptés)
  • Numéro de références que vous avez reçu d’Hydro-Québec ou de la Société d’énergie de la Baie James (SEBJ)
    • numéro de commande :
      • de dix chiffres commençant par 45 ou
      • de sept chiffres commençant par 9 (pour les ateliers de maintenance de véhicules seulement) ou
    • référence alphanumérique de deux lettres et quatre chiffres (p. ex. XX1234);
    Note : si vous n’avez pas reçu cette information d’Hydro-Québec ou de la SEBJ, communiquez directement avec la personne à Hydro-Québec ou à la SEBJ qui a demandé les biens ou services pour obtenir cette référence.
  • date de la facture ;
  • numéro de facture ;
  • taxes applicables indiquées séparément avec les numéros d'inscription ;
  • description du bien livré ou du service fourni ;
  • montant de la facture ;
  • nom et adresse de votre entreprise.
  • Si vous n’êtes pas un résident du Canada :
    • indiquez sur la facture le nombre d’heures et le montant facturé à l’égard des services rendus au Canada; et
    • si aucun service n’est rendu au Canada, la facture doit comporter la mention « service fourni intégralement hors du Canada ».

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