Guide des pratiques d'affaires pour les projets majeurs en régions ressources

Dernière mise à jour : mai 2015

Hydro-Québec souhaite résumer dans ce guide ses pratiques d'affaires qui sont des leviers favorisant les retombées économiques pour les fournisseurs de biens et services établis dans la région d'accueil1 d'un projet. Ce document a aussi pour but d'être une référence à l'usage des différents intervenants internes et externes œuvrant dans les nouveaux projets majeurs (plus de 100 M$) de production, de réfection et de transport.


Appel de soumissions ouvert à admissibilité restreinte
à la région d'accueil d'un projet

Hydro-Québec publie des appels de soumissions qu'elle peut limiter à la région d'accueil1 d'un projet lorsque le marché assure une concurrence suffisante. L'envergure des travaux doit être inférieure à un million de dollars
(1 M$)2. Afin de s'assurer que la pratique bénéficie aux entreprises régionales visées, Hydro-Québec demande que l'intéressé par l'appel de soumissions soit conforme à l'article définissant l'établissement du soumissionnaire dans les Renseignements et instructions aux intéressés à soumissionner pour les contrats de travaux [PDF].


Limitation à la sous-traitance hors région

Afin de s'assurer que la majorité des activités d'un contrat est effectivement réalisée par des entreprises établies dans la région visée, un avis à la sous-traitance à l'extérieur de la région est inclus dans l'article « Sous-traitance », dans la section des particularités de l'« Avis aux intéressés à soumissionner » d'un contrat.

Extrait du libellé :
La sous-traitance à l'extérieur de la région administrative « X » ne pourra en aucun cas excéder X %3 du prix contractuel à l'attribution.

Un suivi est réalisé et le libellé s'y rattachant est inscrit dans les clauses particulières du contrat à l'article « Retombées économiques régionales ».

Extrait du libellé :
L'entrepreneur doit présenter à Hydro-Québec un rapport indiquant le pourcentage du montant du contrat à l'attribution qui a été confié à des sous-traitants n'ayant pas un établissement dans la région administrative des travaux. Ce rapport doit être présenté lorsque la somme des décomptes périodiques atteint 50 % et 90 % du prix du contrat à l'attribution.


Appels de soumissions hors région pour des travaux supérieurs à 5 M$4

Pour tous les contrats de travaux majeurs ou de fabrication de fournitures spécialisées avec un potentiel d'activités naturellement réalisables en sous-traitance par des fournisseurs de biens et services en région, une clause de sous-traitance régionale peut être incluse aux clauses particulières des contrats. Une estimation de la valeur à inscrire comme volume d'affaires est faite par Hydro-Québec et présentée au comité des retombées économiques liées au projet. Cette approche, qui incite le soumissionnaire à utiliser le marché régional dans sa planification en vue de la réalisation d'une partie des travaux, doit être prise en compte par ce dernier s'il veut demeurer compétitif à l'ouverture des plis.

Clause de sous-traitance régionale

Les modalités relatives à l'application de la clause de sous-traitance sont comparables dans l'ensemble des contrats où elles s'appliquent.

Exemple type de modalité relatives à la sous traitance régionale [PDF].

Dans l'article relatif aux exclusions, certains éléments peuvent être adaptés selon la nature des travaux et la région d'accueil du projet. Pour le projet de la Romaine, les modalités ont été adaptées.

Modalités relatives à la sous traitance du projet La Romaine [PDF].

Formulaire de déclaration de conformité aux critères d'admissibilité – Incitation à la sous-traitance régionale [PDF].


Contrats négociés

Dans le cadre des Ententes de Répercussions et Avantages avec les communautés autochtones visées par les projets, Hydro-Québec peut réserver des contrats à négocier pour la phase projet.

Ce type de contrat constitue un levier additionnel aux retombées économiques régionales dans la région d'accueil d'un projet.


Communication des résultats pendant la réalisation d'un projet5

Deux fois l'an, Hydro-Québec collige l'ensemble des achats effectués auprès des entreprises régionales. Le suivi de l'embauche de la main-d'œuvre dans la région administrative qui accueille le projet majeur fait également partie du rendre compte qui est préparé. La compilation statistique sous forme de tableau est alors présentée au comité des retombées économiques régionales. L'information comprend les éléments suivants :

  • la valeur totale des contrats attribués et la valeur des contrats attribués à la région ;
  • les achats de biens et services régionaux par les entrepreneurs, les firmes et Hydro-Québec dans le cadre du projet ;
  • la masse salariale régionale ;
  • la moyenne annuelle de l'effectif du projet et sa proportion régionale (%).

Exemple de tableau récapitulatif des retombées économiques – Projet de la Romaine [PDF].


Suivi mensuel des dépenses régionales contractuelles

Afin de pouvoir réaliser la compilation des données d'un projet et ainsi mesurer les retombées régionales, Hydro-Québec exige un suivi mensuel contractuel de la part des entrepreneurs. L'exigence figure aux clauses particulières des contrats d'un projet où il y a communication des résultats des retombées régionales.

Extrait du libellé :
L'entrepreneur doit fournir mensuellement un relevé de toutes les dépenses relatives à la main-d'œuvre, aux matériaux, aux sous-traitants et services que lui et ses sous-traitants ont effectuées dans la région. Hydro-Québec fournit les fichiers électroniques des formulaires requis pour compléter ce relevé. Un spécimen à utiliser est fourni aux annexes des clauses particulières des contrats.

Spécimen d'un tableau de suivi des retombées éconmomiques [PDF].


Relations avec les gens d'affaires en région

Des activités de soutien à la communication destinées aux entreprises en lien avec les multiples occasions d'affaires sont coordonnées par Hydro-Québec avec les membres du comité des retombées économiques régionales d'un projet.

Ce soutien prend forme dans un plan d'action où s'inscrivent des initiatives qui impliquent les gens d'affaires de la région d'accueil. La forme, le moment, le lieu et les participants aux activités sont personnalisés selon les réalités d'une région, le besoin et l'état d'avancement d'un projet.

Dans le cadre des projets majeurs d'Hydro-Québec, les quelques exemples de réalisation bien connus d'activités sont :

  • un site Web qui inclut le plan d'approvisionnement ;
  • l'accès au chantier pour les échanges d'affaires ;
  • la tenue de salons à thématiques diverses ;
  • l'organisation de tournées d'information ;
  • la disponibilité de spécialistes d'Hydro-Québec selon les besoins.

Section de site Web « Relations d’affaires » – Projet de la Romaine.

  1. S'applique aux régions ressources du Québec : Abitibi-Témiscamingue, Bas-Saint-Laurent, Côte-Nord, Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine, Mauricie, Nord-du-Québec et Saguenay–Lac-Saint-Jean.
  2. Selon la nature des travaux et si la concurrence est suffisante, il est possible exceptionnellement de déroger à cette limite.
  3. Hydro-Québec fait une évaluation pour chaque contrat, selon la nature des travaux et la capacité régionale.
  4. Un contexte d'exception pourrait amener à déroger à cette limite. Applicable aux projets de transport lorsqu'ils sont rattachés à un nouvel aménagement de centrale.
  5. Au besoin, cet exercice est réalisé pour les projets de plus de 100 M$ qui incluent plus de 25 M$ de travaux civils.

S'applique aux régions ressources du Québec : Abitibi-Témiscamingue, Bas-Saint-Laurent, Côte-Nord, Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine, Mauricie, Nord-du-Québec et Saguenay–Lac-Saint-Jean.

Selon la nature des travaux et si la concurrence est suffisante, il est possible exceptionnellement de déroger à cette limite.

Hydro-Québec fait une évaluation pour chaque contrat, selon la nature des travaux et la capacité régionale.

Un contexte d'exception pourrait amener à déroger à cette limite. Applicable aux projets de transport lorsqu'ils sont rattachés à un nouvel aménagement de centrale.

Au besoin, cet exercice est réalisé pour les projets de plus de 100 M$ qui incluent plus de 25 M$ de travaux civils.

© Hydro-Québec, 1996-2017. Tous droits réservés.

Logo Hydro-Québec