Au cours de l’année 2022, Hydro‑Québec commencera à mettre en application de nouveaux critères de sélection en santé et sécurité du travail et en développement durable qui permettront de valoriser les soumissionnaires ayant de bonnes pratiques en santé et sécurité du travail et en développement durable dans le cadre de certains appels au marché.

Apprenez-en plus sur l’entrée en vigueur graduelle de ces critères en consultant les renseignements ci-dessous.

Cette page sera mise à jour régulièrement. Nous vous invitons à la conserver dans vos favoris.

Pourquoi cette nouveauté ?

Hydro‑Québec souhaite promouvoir les meilleures pratiques en santé et sécurité du travail et en développement durable afin d’assurer que la chaîne d’approvisionnement est plus sécuritaire et davantage axée sur la responsabilité sociale.

Ces critères ont été établis à la suite de rencontres avec d’autres donneurs d’ouvrage québécois et internationaux et visent à relever les bonnes pratiques des fournisseurs et fournisseuses en santé et sécurité du travail et en développement durable afin que leurs efforts soient pris en compte dans le cadre des appels au marché d’Hydro‑Québec.

Marchés ciblés

L’entrée en vigueur des nouveaux critères se fera de façon progressive dans les différentes catégories d’achats.

Santé et sécurité du travail

Les nouveaux critères en santé-sécurité du travail seront d’abord mis en œuvre de manière graduelle à partir du printemps 2022. Le questionnaire sera dans un premier temps ajouté dans les appels au marché visant 25 marchés de services où un risque élevé a été relevé.

Ainsi, les fournisseurs et fournisseuses devront donc remplir un questionnaire s’ils ou elles exercent des activités dans les secteurs suivants (non exhaustif) : travaux et construction, service d’hélicoptère, maîtrise de la végétation, signalisation, gestion des matières résiduelles et dangereuses, contrôle des matériaux, location de grues et télécommunications.

Par la suite, les nouveaux critères seront ajoutés dans les autres catégories d’achats présentant un risque élevé ou modéré.

Développement durable

À partir du printemps 2022, le questionnaire en développement durable sera mis en application dans certains marchés ciblés. Les fournisseurs et fournisseuses seront informés en amont par les conseillers et conseillères – Approvisionnement.

Progressivement, Hydro‑Québec vise à ce que ces questionnaires en santé et sécurité du travail et en développement durable soient pris en compte dans la majorité de ses appels au marché.

Présentation des questionnaires

Questionnaire – Santé et sécurité du travail (SST)

14 questions sur 5 thèmes

  • Statistiques en SST
  • Risques, inspections et audits
  • Formation et sensibilisation
  • Sous-traitance
  • Procédures et pratiques de gestion

Questionnaire – Développement durable (DD)

16 questions sur 3 thèmes

  • Gouvernance
  • Environnement
  • Responsabilité sociale

Intégration des questionnaires

Questionnaires accessibles sur Cognibox dès le 4 avril 2022

Questionnaire en SST – Intégration progressive

  • 25 catégories prioritaires – Services à risque élevé, y compris des travaux – T2 2022
  • Catégories – Services à risque élevé – T3 2022
  • Catégories – Services à risque modéré – 2023
  • Intégration dans les appels au marché seulement
  • Évolution des critères de valorisation – Sélection des fournisseurs et fournisseuses

Questionnaire en DD – Intégration progressive

16 questions sur 3 thèmes

  • 20 appels au marché visés – T2 2022
  • Catégories – Enjeux importants – 2023
  • Catégories – Enjeux modérés – 2024
  • Le questionnaire sera graduellement intégré dans toutes les catégories d’achat

Démarche à suivre

Pour accéder aux questionnaires, vous devez préalablement vous enregistrer auprès de Cognibox, entreprise responsable de l’évaluation.

Pour ce faire, vous devez suivre les étapes suivantes :

  1. Connectez-vous à votre Espace approvisionnement
  2. Allez dans votre Fiche fournisseur.
  3. Dans la rubrique Identification, trouvez la section Demande d’enregistrement auprès de Cognibox.
  4. Cliquez sur Accéder au formulaire Cognibox, puis complétez et envoyez celui-ci. Cognibox communiquera ensuite avec vous pour amorcer le processus.
  5. Payez les frais d’abonnement annuels à Cognibox. Le montant requis dépend de la taille de l’entreprise. Si vous êtes déjà membre de Cognibox, cela sera pris en compte.
  6. Remplissez les questionnaires d’évaluation indiqués dans l’appel au marché que vous visez ou si vous désirez être évalué en santé et sécurité du travail ou en développement durable et fournissez la documentation exigée.
  7. Obtenez votre note d’évaluation et téléchargez le document PDF. Le rapport de Cognibox est valide durant un an à moins que certains documents de preuve exigés lors de l’évaluation viennent à échéance avant.
  8. Déposez ce document dans l’appel au marché au moment de la soumission.

Il faut prévoir trois jours ouvrables pour l’enregistrement et l’évaluation si le dossier soumis est complet.

La note obtenue permet d’améliorer votre dossier et pourra être utilisée pour toutes les soumissions effectuées durant la période de validité de l’évaluation.

Pour savoir si des questionnaires doivent être remplis dans le cadre d’un appel au marché, vous devez consulter la section Renseignements et instructions aux intéressés à soumissionner du document de l’appel au marché.

Partenariat avec Cognibox

Hydro‑Québec a choisi de travailler avec Cognibox. Ce partenaire externe a le mandat d’évaluer les questionnaires dûment remplis en santé et sécurité du travail et en développement durable afin de leur attribuer une note. L’information fournie sera validée par son équipe selon les critères établis. Pour ce faire, les soumissionnaires devront enregistrer un profil fournisseur. Les coûts annuels seront communiqués par Cognibox au moment de l’inscription.

En plus de fournir le service d’évaluation, Cognibox offrira du soutien aux soumissionnaires qui en feront la demande au moment de la préparation de leur dossier.

Des renseignements supplémentaires sont disponibles sur le site Web de Cognibox à l’adresse https://www.cognibox.com

Avantages

  • Reconnaître les mesures prises par les soumissionnaires en santé et sécurité du travail et en développement durable
  • Déterminer les étapes à suivre pour améliorer les pratiques suivies en matière de santé-sécurité du travail et de développement durable

Foire aux questions

Comment s’enregistrer auprès de Cognibox ?

Pour vous enregistrer, allez dans la Fiche fournisseur de votre Espace approvisionnement. Consultez la section Démarche à suivre pour connaître toutes les étapes.

Dans quels profils devrais-je m'enregistrer ?

Vous devez vous inscrire selon le profil utilisé dans l’Espace approvisionnement d’Hydro‑Québec et indiquer votre numéro d’entreprise du Québec (NEQ).

À combien s’élèvent les frais d’enregistrement ?

Les frais d’abonnement annuels à Cognibox varient entre 100 $ et 600 $ selon la taille de votre entreprise. Le montant exact vous sera communiqué par Cognibox.

Quels sont les délais d’enregistrement et d’évaluation du dossier rempli (SST et/ou DD) ?

72 h maximum si le dossier soumis est complet.

Avec qui faut-il communiquer en cas de problème ?

Le service à la clientèle de Cognibox répond à toutes vos questions portant sur un problème technique sur la plateforme ou sur l’enregistrement ou la préparation du questionnaire. Vous pouvez communiquer avec Cognibox par courriel (service@cognibox.com), par téléphone (1 877 746-5653) ou par clavardage sur le site Web.

Comment mes données personnelles sont-elles gérées dans Cognibox ?

Quels sont les marchés visés ?

Pour le questionnaire en SST, les fournisseurs et fournisseuses de 25 marchés de services sont concernés : polluants et matières résiduelles, gestion des déchets et matières dangereuses, investigation et contrôle de la qualité des matériaux, maîtrise de la végétation (élagage, déboisement, abattage), plantage de poteaux, signalisation, entretien des bâtiments, services d’hélicoptère, location de grues, services professionnels de télécommunications. Pour le questionnaire en DD, nous visons, en 2022, à intégrer le questionnaire dans 20 marchés de biens et services. Les fournisseurs et fournisseuses seront informés en amont par les conseillers et conseillères – Approvisionnement.

Comment savoir si des questionnaires doivent être remplis dans le cadre d’un appel au marché ?

Pour savoir si des questionnaires doivent être remplis dans le cadre d’un appel au marché, vous devez consulter la section Renseignements et instructions aux intéressés à soumissionner du document de l’appel au marché.

Dans le cas d’une coentreprise, est-ce que chaque membre doit s’inscrire et déposer un questionnaire (note) ?

Si la coentreprise est légalement constituée, elle doit s’enregistrer dans ce profil auprès de l’Espace approvisionnement d’Hydro‑Québec et de Cognibox et obtenir une note en tant que coentreprise. Si la coentreprise n’est pas légalement constituée, chaque membre doit s’enregistrer auprès de Cognibox et indiquer sa note dans le système d’appel au marché (SAM).

Est-ce que le questionnaire doit être fourni uniquement par le soumissionnaire ou également par l’entreprise de sous-traitance ?

Il doit être fourni seulement par le soumissionnaire.

Est-ce que le processus est différent si je suis travailleur ou travailleuse autonome ?

Le questionnaire est également requis pour les travailleurs et travailleuses autonomes.

Quand dois-je fournir une note en SST et/ou DD ?

Les appels au marché indiqueront aux fournisseurs et fournisseuses s’il est possible d’améliorer leur proposition en remplissant un questionnaire en SST et/ou DD.

Que se passe-t-il si je refuse de m’enregistrer et de transmettre le rapport d'évaluation de Cognibox ?

Actuellement, les questionnaires ne sont pas un critère d’admissibilité. La note obtenue vous permettra d’améliorer votre dossier de soumission. Veuillez noter que le questionnaire en SST deviendra, d’ici un an environ, un critère d’admissibilité. Les soumissionnaires devront donc remplir le questionnaire pour être admissible.

Est-il possible d’obtenir un délai de 48 h en cas de problématique ?

Le questionnaire n’est actuellement pas un critère d’admissibilité ; le délai de 48 h n’est donc pas applicable.

Est-ce qu’il y aura une note de passage pour devenir admissible ?

À court terme, il n’y aura pas de note de passage, exception faite des appels de qualification. À long terme, des notes de passage pourront être insérées dans certains appels au marché.

Est-ce que je dois me conformer aux réponses données dans le questionnaire tout au long du contrat ?

Une clause de maintien ajoutée au contrat précise que le fournisseur ou la fournisseuse doit respecter les réponses données dans le questionnaire. Hydro‑Québec se réserve également le droit de vérifier la conformité aux réponses tout au long du contrat.

Quelle est la durée de validité du rapport d’évaluation ?

Le rapport a une durée de validité d’un an nonobstant toute date d’expiration apparaissant dans les documents joints à titre de preuves. Vous pouvez joindre le rapport d’évaluation tant que la note qui vous a été attribuée est valide.

Que se passe-t-il si une question ou la note de Cognibox n’est pas validée ?

Dans les cas où le questionnaire ne serait pas validé, une note de 0 % sera attribuée par Hydro‑Québec au questionnaire.

Comment sont évalués les dossiers en SST et/ou DD des fournisseurs et fournisseuses ?

L’évaluation est objective et vise à éviter toute interprétation de données. Les critères de validation des documents sont également transparents pour les fournisseurs et fournisseuses. L’évaluation par une tierce partie permet d’harmoniser l’évaluation des dossiers.

Que se passe-t-il si je n’obtiens pas une confirmation avant la fin de l’appel au marché ?

Le processus doit être achevé pour obtenir une validation de la note. Autrement, la réponse ne sera pas validée par Cognibox.

Est-ce que je recevrai un avis lorsqu’un de mes documents arrivera à échéance ?

Cognibox enverra un courriel de rappel lorsqu’un document arrivera à échéance. À la suite de ce courriel, vous devrez prendre les mesures nécessaires pour valider votre dossier.

Est-ce possible d’améliorer ma note une fois que je l’aurai obtenue ?

Une fois le processus d’appel au marché terminé, l’évaluation sera établie en fonction des notes validées transmises. Vous pouvez cependant à tout moment modifier vos réponses au questionnaire en SST et/ou DD afin d’améliorer votre note et d’utiliser cette dernière lors des appels au marché suivants.

Comment puis-je améliorer ma note en SST et/ou DD ?

Cognibox peut vous accompagner dans la préparation du questionnaire. Les critères de validation des preuves sont également transparents; ils peuvent vous aider à améliorer votre dossier en SST et/ou DD.

Pour en savoir plus

Lien pour assister à la présentation du lundi de 13h à 14h

Inscrivez-vous à nos séances d’information sur les nouveaux critères et la démarche à suivre.

Nous vous invitons à consulter la présentation de la séance d’information [PDF 662 Ko]*
*Notez que certaines informations transmises lors de la séance peuvent avoir changé depuis le déploiement en avril 2022, particulièrement les catégories visées.

Si vous avez des questions sur le projet ou sur le déploiement des questionnaires, communiquez avec l’équipe projet d’Hydro‑Québec

Si vous avez des questions sur la plateforme Cognibox ou sur les questionnaires en santé et sécurité du travail et en développement durable, communiquez avec Cognibox :