A/O 2020-01 : Appel d’offres pour l’acquisition d'un service d’intégration éolienne

L’échéancier fourni à la section 3.1 du document d’appel d’offres prévoit le 24 avril comme date limite pour le dépôt des soumissions. Étant donné les circonstances exceptionnelles que nous vivons actuellement au Québec, nous vous demandons s’il serait possible de reporter cette date limite au 15 mai 2020, soit d’accepter un report de 3 semaines. En effet les mesures mises en place pour tenter de contrer les impacts du Coronavirus font en sorte que la coordination des tâches entre les différents collaborateurs au dossier devient plus compliquée qu’à l’habitude. Nous nous retrouvons par ailleurs dans un contexte où les choses évoluent rapidement, de jour en jour, ce qui laisse place à beaucoup d’incertitude sur la disponibilité des gens dans les semaines à venir. Nous croyons qu’il serait prudent de reporter la date limite du 24 avril pour ne pas mettre à risque le dépôt de notre soumission.

Étant donné le contexte actuel, le Distributeur considère acceptable de procéder à une extension de la date de dépôt des soumissions. Veuillez noter qu’elle sera repoussée au 15 mai 2020. Un addenda confirmant le changement suivra sous peu.

Tel qu’indiqué à l’article 3.9 , le paiement des frais d’analyse de la soumission sont de 12 000$ plus taxes applicables selon le lieu de résidence du soumissionnaire. Il est spécifié que le soumissionnaire doit joindre à sa soumission un chèque certifié émis à l’ordre d’Hydro-Québec au montant requis. Étant donné le contexte actuel au Québec en situation de Covid-19, les employés sont en télétravail et hors des bureaux. Serait-il acceptable d’acquitter le paiement de ces frais d’analyse par écriture comptable et nous joindrons une preuve que celle-ci a été effectuée lors du dépôt de notre soumission ?

Étant donné le contexte actuel, oui il serait acceptable de procéder par écriture comptable avec preuve qu'elle a bien été faite au moment de déposer votre soumission.

Dans le contrat-type, à l’article 5.4 sur la Puissance complémentaire, il est écrit ceci à la dernière phrase : « En retour, le Distributeur remet au Fournisseur une quantité installée de production éolienne correspondant à la quantité contractuelle incluant la contribution en puissance associée à cette production estimée en date de la signature du contrat à 36%. » a) Les mots "estimée en date de la signature du contrat à 36%" posent problème. Selon notre compréhension, il faut que le pourcentage établi dans cet article soit sans ambiguïté pour les deux parties au contrat. La raison étant qu’il doit être clair pour le Fournisseur quel pourcentage de contribution en puissance lié à sa quantité contractuelle (et rattachée à la production éolienne), il pourra mettre à chaque année à son bilan de puissance. Et de la même façon qu’il soit clair pour le Distributeur que cette même contribution en puissance ne peut être insérée dans son propre bilan de puissance. À titre de référence pour supporter notre argument, veuillez consulter le langage utilisé actuellement dans l’article 5.4 du contrat en vigueur entre Hydro-Québec Production et le Distributeur pour le service d’intégration éolienne. Le langage pourrait être modifié comme suit : « En retour, le Distributeur remet au Fournisseur une quantité installée de production éolienne correspondant à la quantité contractuelle incluant la contribution en puissance de 36% associée à cette production. »

Suite à l'analyse de votre question, le Distributeur accepte de modifier l'article 5.4 «Puissance complémentaire» du contrat-type de la façon suivante: «En retour, le Distributeur remet au Fournisseur une quantité installée de production éolienne correspondant à la quantité contractuelle incluant la contribution en puissance à la pointe, évaluée à 36%.» Un addenda confirmant le changement suivra sous peu.

Le 3ième paragraphe de l'article 3.11 spécifie ceci: "Le soumissionnaire doit transmettre un original signé en version papier...". Dans les circonstances actuelles de télétravail pour une majorité des gens, est-ce que le Distributeur accepte que la version originale papier de la soumission comporte une signature électronique ? Dans l'affirmative, pouvons-nous utiliser l'approche par signature électronique pour tout autre document qui requière une signature, comme par exemple la lettre requise dans le cadre de l'article 3.2.7 de la Formule de soumission à l'annexe 8 ?

Étant donné le contexte actuel, oui il serait acceptable de procéder par signature électronique pour tout document nécessitant que le soumissionnaire appose sa signature. Toutefois, cette signature électronique doit pouvoir être authentifiée, nous suggérons donc d'utiliser la fonction de signature incluse dans le logiciel Adobe Acrobat.