Trois étapes clés pour devenir fournisseur
Apprenez-en plus sur les étapes à suivre pour manifester l’intérêt de votre entreprise à devenir fournisseur.
1
Créer un Espace approvisionnement
2
Activer l’Espace approvisionnement
3
S’inscrire aux avis
d’appels au marché
Étape 1 : Créer un Espace approvisionnement
Pour commencer, rien de plus simple ! Il suffit de créer un Espace approvisionnement pour votre entreprise en remplissant le formulaire Demande de création d’un Espace approvisionnement.
L’Espace approvisionnement est un outil convivial et sécuritaire qui vous permet de mettre à jour votre dossier d’entreprise de façon autonome et de déposer vos soumissions.
Enregistrer votre entrepriseDocumentation pour vous aider
Si vous êtes déjà un fournisseur d’Hydro‑Québec, nous vous avons attribué un numéro. Ce numéro nous permet de trouver plus rapidement votre entreprise lors de la création de l’Espace approvisionnement.
Votre numéro est indiqué sur le bon de commande, le contrat-cadre, l’avis de paiement ou le talon de chèque.
Il est composé de six à dix caractères (chiffres ou lettres) et débute par un chiffre. Exemples : 123456, 0A12345678.
Le numéro d’enregistrement est le numéro qui est associé à votre entreprise dans l’Espace approvisionnement. Il permet de vous identifier, entre autres, lorsque vous remplissez le formulaire Demande d’ajout d’un administrateur ou d’une administratrice sur une autre fiche et que vous n’avez pas déjà un numéro de fournisseur.
Ce numéro apparaît dans la section Identification de l’onglet Fiche fournisseur, qui est disponible dans votre Espace approvisionnement.
Consultez les documents d'information :
Un processus d’authentification en deux étapes doit être suivi pour accéder à l’Espace approvisionnement.
Pour vous familiariser avec ce processus, trouver votre identifiant, choisir votre mot de passe et ouvrir une session, consultez le document d’information suivant :
Étape 2 : Activer l’Espace approvisionnement
Une fois que vous avez créé l’Espace approvisionnement, vous devez l’activer en mettant à jour votre Fiche fournisseur :
- Vérifier les renseignements d’identification
- Gérer les contacts
- Ajouter une preuve d’identité (nouveaux fournisseurs)
Documentation pour vous aider
Pour terminer l’inscription de votre entreprise dans l’Espace approvisionnement, il est important de consulter la Fiche fournisseur afin de vérifier que tous les renseignements qui se trouvent à la rubrique Identification sont exacts. Dans le cas contraire, vous devez créer une demande de modification pour faire une mise à jour.
Pour savoir comment consulter la Fiche fournisseur et créer une demande de modification, consultez le document d’information suivant :
Il est possible de donner accès à votre Espace approvisionnement à des membres de votre entreprise. Vous pouvez aussi leur attribuer différents niveaux d’accès, soit le profil « administration » ou le profil « collaboration ».
Pour savoir comment créer, modifier et supprimer un contact dans l’Espace approvisionnement et choisir les bons profils, consultez le document d’information suivant :
Gérer les contacts : créer, modifier ou supprimer un contact [PDF 1,6 Mo]
Les nouveaux fournisseurs d’Hydro‑Québec doivent fournir une preuve d’identité dans un délai de 90 jours pour compléter le processus d’identification de leur entreprise et obtenir l’autorisation d’utiliser l’Espace approvisionnement.
Si la date de validité de la preuve arrive à échéance, prenez soin de remplacer celle‑ci.
Pour savoir comment transmettre une preuve d’identité, consultez le document d’information suivant :
Ajouter une preuve d’identité (nouveaux fournisseurs) [PDF 1,1 Mo]
Étape 3 : S’inscrire aux avis d’appels au marché
Dans l’Espace approvisionnement, il est possible de vous inscrire aux avis d’appels au marché et de sélectionner les catégories d’achat qui vous intéressent. Ainsi, vous recevez automatiquement un avis par courriel dès qu’un appel au marché est publié dans l’une des catégories d’achat que vous avez sélectionnées.
Se connecterDocumentation pour vous aider
Comment choisir une catégorie d’achat dans l’Espace approvisionnement et comment s’inscrire aux avis par courriel lorsqu’un appel au marché est publié dans la catégorie d’achat sélectionnée.
Foire aux questions
Si vous êtes déjà un fournisseur d’Hydro‑Québec et que vous avez en main votre numéro de fournisseur et votre numéro d’entreprise du Québec (NEQ), le processus est très rapide. Pour les nouveaux, il faut prévoir jusqu’à trois jours ouvrables avant que toutes les validations soient faites.
Oui. Un contact ajouté à l’Espace approvisionnement de votre entreprise peut obtenir deux niveaux d’accès différents, soit le profil « administration » ou le profil « collaboration ». Le profil « collaboration » est celui qui est attribué par défaut lors de la création d’un nouveau contact, et peut être changé en tout temps.
Il est préférable que le changement ou l’ajout soit effectué par l’administrateur actuel ou l’administratrice actuelle de l’Espace approvisionnement de votre entreprise. Cette personne doit alors remplir le formulaire Demande de changement d’administrateur ou d’administratrice pour l’Espace approvisionnement. Si celle‑ci n’est pas disponible (départ, maladie, etc.), un autre membre de votre entreprise peut procéder au changement ou à l’ajout en fournissant une preuve d’identité.
Oui, si vous êtes déjà administrateur ou administratrice d’une Fiche fournisseur et que vous désirez l’être pour d’autres fiches dans votre Espace approvisionnement, vous devez remplir le formulaire Demande d’ajout d’un administrateur ou d’une administratrice sur une autre fiche. Vous aurez par la suite accès à l’ensemble de vos fiches à partir de votre profil.
Attention !
Si vous êtes administrateur ou
administratrice de plusieurs fiches, assurez-vous de sélectionner la bonne
Fiche fournisseur lorsque vous déposez une soumission. Pour ce faire,
cliquez sur le triangle situé à côté du nom de votre entreprise (à gauche de
l’écran). Vous pourrez ainsi sélectionner la fiche à l’égard de laquelle
vous désirez déposer une soumission.
Non, l’adresse courriel que vous avez utilisée initialement lors de la création de l’Espace approvisionnement pour votre entreprise est définitive, et ne peut donc pas être modifiée ou remplacée. Cependant, vous pouvez modifier l’adresse courriel utilisée pour recevoir des messages au moyen de la messagerie intégrée et des courriels de notification. Pour ce faire, accédez à l’Espace approvisionnement, cliquez sur votre nom (en haut à gauche de votre écran), puis cliquez sur Mon compte. Vous pourrez ainsi modifier le champ Courriel.
Votre identifiant restera toutefois inchangé.
Ces liens aussi pourraient vous intéresser :
