Vérification des ressources externes
Dans le cadre de certains contrats, les ressources externes doivent faire l’objet d’une vérification avant d’entrer dans nos bâtiments et installations, d’avoir accès à des informations confidentielles ou encore d’obtenir des accès informatiques.
Partenariat avec Vérifications mondiales MINTZ
Hydro‑Québec fait appel aux services de Vérifications mondiales MINTZ pour procéder à cette vérification. Leur plateforme conviviale et sécuritaire permet de simplifier et d’accélérer le processus qui remplace le formulaire Vérification de la fiabilité et de l’intégrité des personnes (VFIP).
Démarche à suivre
Voici les étapes à suivre si votre entreprise doit faire vérifier une ressource qui a besoin d’accès.
La ressource externe doit remplir les sections 1, 2 et 3 du document Fiche – Ressources externes.
1. Remplir la Fiche – Ressources externes
- L’adresse courriel fournie doit être personnelle et utilisée aux fins du travail. Seule la ressource externe doit y avoir accès (pas de boîte courriel commune comme info@entrepriseABC.com).
- Les adresses courriel de services de messagerie comme Hotmail ou Gmail sont acceptées.
- L’adresse courriel doit être inscrite sur le formulaire de façon lisible afin de pouvoir recevoir l’invitation de MINTZ.
À noter
Hydro‑Québec utilise les informations sur la fiche pour créer ou mettre à jour le dossier de la ressource externe et recueillir son consentement qui l’autorise à transmettre à Vérifications mondiales MINTZ ses nom, prénom et adresse courriel.
L’adresse courriel permet aussi à Hydro‑Québec de communiquer avec la ressource externe, notamment pour obtenir l’accès à différentes formations requises dans le cadre de ses fonctions.
2. Retourner la fiche à Hydro‑Québec
La fiche doit être retournée à la personne-ressource désignée à Hydro‑Québec (administrateur ou administratrice de contrat, conseiller ou conseillère en gestion de contrat, etc.)
Par la suite, Hydro‑Québec procède à la création ou à la mise à jour du dossier de la ressource externe, puis transmet les renseignements à Vérifications mondiales MINTZ pour l’exécution des vérifications nécessaires. Ce processus est d’une durée moyenne de trois (3) jours ouvrables à compter de la réception d’une Fiche – Ressources externes dûment complétée par le fournisseur.
3. Répondre au courriel d’invitation de Vérifications mondiales MINTZ
Vingt-quatre heures après la création du dossier de la ressource externe, Vérifications mondiales MINTZ transmet un courriel avec un numéro d’invitation unique et un lien vers une plateforme sécurisée.
- Il est important que la ressource externe vérifie régulièrement ses courriels, y compris le dossier des courriels indésirables. Au besoin, ajouter le domaine @mintzglobal.com à la liste des expéditeurs approuvés.
- Pour ne pas retarder le processus, la ressource externe doit répondre rapidement à l’invitation.
4. Accéder à la plateforme sécurisée et transmettre les renseignements demandés
La plateforme est accessible au moyen d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone intelligent.
La ressource externe doit :
- remplir elle-même les formulaires électroniques sur la plateforme sécurisée.
- fournir son consentement à Mintz afin qu’ils puissent procéder aux vérifications suivantes :
- Confirmation de l’identité de la ressource externe ; des pièces d’identité peuvent être exigé.
- Si la ressource externe fait l’objet d’une ou de plusieurs accusations, au Canada ou à l’étranger, pour une ou plusieurs infractions pénales ou criminelles.
- Si la ressource externe a été déclarée coupable, au Canada ou à l’étranger, pour une ou plusieurs infractions pénales ou criminelles.
- Les vérifications portent sur tous les lieux de résidence de la ressource durant les sept dernières années.
À noter
Hydro‑Québec se réserve le droit de demander des vérifications supplémentaires selon la nature des fonctions de la ressource externe.
5. Être informé du résultat
Le résultat de la vérification sera remis à Hydro‑Québec dans un délai de trois jours ouvrables, dans la plupart des cas, après que la ressource externe a rempli son formulaire en ligne sur la plateforme sécurisée, d’où l’importance de répondre rapidement à l’invitation.
Chaque résultat sera analysé par Hydro‑Québec et la présence d’un résultat positif n’entraîne pas automatiquement le rejet d’une candidature.
À noter
Le fournisseur doit prévoir une durée d’environ six (6) jours ouvrables pour la complétion du processus complet (étapes 1 à 5).
Le fournisseur demeure seul responsable de prévoir des délais suffisants pour remplir les présentes exigences et ce, afin d’assurer la bonne exécution du contrat.
Un délai plus long doit être prévu lorsque des vérifications internationales sont nécessaires.
Si tout est conforme, Hydro‑Québec fournit les accès nécessaires à la ressource.