Préparer et transmettre une facture

• Adressez votre facture à Hydro-Québec ou à la Société d’énergie de la Baie James (SEBJ), selon le cas. Tout autre libellé entraînera son rejet.
• Indiquez, dans le champ « Référence », le numéro de commande ou la référence alphanumérique qui vous a été fourni par Hydro‑Québec.
  • Numéro de commande :
    • série de dix chiffres débutant par 45 (si vous avez un contrat‑cadre, ce numéro est requis) ;
    • pour les ateliers de maintenance de véhicules seulement :
      • série de sept chiffres débutant par 9;

       ou

      • série de huit chiffres débutant par 19;
  • Référence alphanumérique (CII) :
    • deux lettres suivies de quatre chiffres.

Si vous n’avez pas reçu un numéro de commande ou une référence alphanumérique (CII), communiquez directement avec la personne ayant fait la demande de biens ou de services.

Vous devez également indiquer :

• la date de la facture ;
• le numéro de la facture. Ce numéro doit être unique par année civique et par fournisseur ;
• chacune des taxes applicables avec le numéro d’inscription ;
• la description du bien livré ou du service fourni ;
• le montant de la facture ;
• le nom et l’adresse de l’entreprise ;
• toute autre information pertinente transmise par le demandeur afin de faciliter le traitement de la facture. Il n’est pas nécessaire d’indiquer la retenue sur votre facture. Elle sera appliquée selon les modalités du contrat.

Si vous n’êtes pas un résident du Canada :

• inscrivez sur la facture le nombre d’heures et le montant facturé à l’égard des services rendus au Canada ;
• si aucun service n’a été rendu au Canada, inscrivez sur la facture la mention « Service fourni intégralement hors du Canada ».

• Adressez votre facture à Hydro‑Québec ou à la Société d’énergie de la Baie James (SEBJ), selon le cas. Tout autre libellé entraînera son rejet.
• Indiquez, dans le champ « Référence », le numéro de commande ou la référence alphanumérique qui vous a été fourni par Hydro‑Québec.
  • Numéro de commande :
    • série de dix chiffres débutant par 45 (si vous avez un contrat-cadre, ce numéro est requis) ;
    • pour les ateliers de maintenance de véhicules seulement :
      • série de sept chiffres débutant par 9;

       ou

      • série de huit chiffres débutant par 19;
  • Référence alphanumérique (CII) :
    • deux lettres suivies de quatre chiffres.

Si vous n’avez pas reçu un numéro de commande ou une référence alphanumérique (CII), communiquez directement avec la personne ayant fait la demande de biens ou de services.

Vous devez également indiquer :

• la date de la facture ;
• le numéro de la facture. Ajouter la mention "CORR" à l'ancien numéro de facture ou ajouter un texte explicatif sur la facture (mettre en référence le numéro de facture originale) ;
• chacune des taxes applicables avec le numéro d’inscription ;
• la description du bien livré ou du service fourni ;
• le montant de la facture ;
• le nom et l’adresse de l’entreprise ;
• toute autre information pertinente transmise par le demandeur afin de faciliter le traitement de la facture. Il n’est pas nécessaire d’indiquer la retenue sur votre facture. Elle sera appliquée selon les modalités du contrat.

Si vous n’êtes pas un résident du Canada :

• inscrivez sur la facture le nombre d’heures et le montant facturé à l’égard des services rendus au Canada ;
• si aucun service n’a été rendu au Canada, inscrivez sur la facture la mention « Service fourni intégralement hors du Canada ».

• Faites parvenir votre facture par courriel à l’adresse suivante :
  • Pour Hydro-Québec : comptes.fournisseurs@hydro.qc.ca
  • Pour la SEBJ : comptes.fournisseurs.sebj@hydro.qc.ca
• Vous recevrez un accusé de réception.
• La facture doit être jointe à votre message.
• La facture peut compter plusieurs pages.
• La pièce jointe ne doit contenir qu’une facture, y compris les pièces justificatives.
• Les pièces jointes doivent être en format PDF (image) ou TIFF et avoir une résolution minimale de 400 ppp. Les formats suivants sont aussi acceptés : Word (2003, 2007, 2010), Excel (2003, 2007, 2010) et PDF (texte).
• Le courriel peut comprendre plusieurs pièces jointes (facture et pièces justificatives).
• Le courriel ne doit pas comporter de logos ou d’images.
• Le courriel doit être transmis directement par le fournisseur.

Vous devez pouvoir fournir un original papier de la facture jusqu’à sept ans à partir de la date de la facture ou jusqu’à trois ans après la fin du contrat, selon la date la plus tardive.

Si le contenu des pièces jointes ne respecte pas les règles indiquées ci-dessus, votre facture ne pourra pas être traitée. Vous recevrez un courriel pour vous en avertir.