Préparer et transmettre une facture

• Adressez votre facture à Hydro‑Québec ou à la Société d’énergie de la Baie James (SEBJ), selon le cas.

  Attention !

  Tout autre libellé entraînera le rejet de la facture.

• Indiquez obligatoirement sur votre facture l’une des références suivantes :
  • Numéro de commande :
    • série de dix chiffres débutant par 45 (si vous avez un contrat‑cadre, le numéro de celui‑ci peut aussi être inscrit afin de faciliter le traitement) ;
    • série de sept chiffres débutant par 9XXXXXX ou de huit chiffres débutant par 19XXXXXX ou 7XXXXXXX, pour les ateliers de maintenance des équipements seulement.
  • référence alphanumérique (CII – identifiant interne d’un employé ou d’une employée) :
    • deux lettres suivies de quatre chiffres ;

  Attention !

  Si vous n’avez pas reçu l’une de ces références, communiquez directement avec la personne ayant fait la demande de biens ou de services afin de l’obtenir.

Vous devez également indiquer :

• la date de la facture ;
• le numéro de la facture (chaque numéro de facture doit être unique pour une année civile donnée) ;

  Attention !

  Si vous nous faites parvenir un crédit, vous devez aussi indiquer le numéro de la facture initiale à laquelle le crédit doit s’appliquer.

• les taxes applicables et vos numéros d’inscription pour ces taxes ;
• la description du bien livré ou du service fourni (il est important de regrouper les articles taxables et les articles non taxables et de les distinguer les uns des autres) ;
• le montant de la facture ;
• le nom et l’adresse de l’entreprise (ils doivent être identiques aux informations inscrites dans le Registre des entreprises du Québec et à ceux indiqués sur votre contrat ou commande) ;
• l’adresse de destination du paiement ;
• toute autre information pertinente transmise par votre client à Hydro‑Québec afin de faciliter le traitement de la facture.

Si vous êtes un fournisseur de l’extérieur du Canada, vous devez aussi respecter les obligations suivantes :

• Inscrivez sur la facture le nombre d’heures et le montant facturé à l’égard des services rendus au Canada.
• Si aucun service n’a été rendu au Canada, inscrivez sur la facture la mention « Service fourni intégralement hors du Canada ».

À noter

Il n’est pas nécessaire d’indiquer la retenue, le cas échéant, sur votre facture. Elle sera appliquée selon les modalités du contrat ou de la commande.

Option 1 : Vous avez déjà reçu le paiement.

1. Préparez et transmettez un crédit qui annule la facture erronée avec les trois précisions suivantes :
   • le numéro du crédit, qui doit être différent de celui de la facture ;
   • le numéro de la facture à annuler ;
   • l’un des trois numéros de référence suivants :
     • numéro de commande :
       • série de dix chiffres débutant par 45 (si vous avez un contrat-cadre, le numéro de celui‑ci est également requis) ;
     • référence alphanumérique (CII – identifiant interne d’un employé ou d’une employée) pour les factures sans commande :
       • deux lettres suivies de quatre chiffres ;
     • ordre de transport dans le cas des ateliers de maintenance de véhicules seulement :
       • tilisez le même numéro de facture en ajoutant « CORR » à la suite du numéro
         ou
       • créez une nouvelle facture avec un numéro différent de celle qui doit être corrigée, mais indiquez le numéro de la facture à corriger en référence.
2. Préparez et soumettez une nouvelle facture :
   • utilisez le même numéro de facture en ajoutant « CORR » à la suite du numéro
     ou
   • créez une nouvelle facture avec un numéro différent de celle qui doit être corrigée, mais indiquez le numéro de la facture à corriger en référence.

Option 2 : Vous avez appris que la facture a été supprimée (invalidée) et vous n’avez pas reçu de paiement.

1. Préparez une nouvelle facture après avoir effectué les ajustements demandés dans le courriel de refus.
2. Soumettez la nouvelle facture corrigée.

• Faites parvenir votre facture à Hydro-Québec ou à la SEBJ par courriel à l’adresse suivante : comptes.fournisseurs@hydro.qc.ca.

  Cette adresse courriel est utilisée uniquement pour la réception de factures et de crédits tout autre document sera détruit.

• La facture doit être une pièce jointe en format PDF (texte de préférence ou image) ou TIFF et avoir une résolution minimale de 400 ppp. Les fichiers Word et Excel sont aussi acceptés .
  • La facture peut compter plusieurs pages.
  • La facture doit être jointe à votre message.
  • La pièce jointe ne doit contenir qu’une seule facture, mais peut inclure des pièces justificatives.
  • Les pièces justificatives doivent absolument être dans la même pièce jointe à la suite de la facture (le cas échéant).
• Le courriel doit être transmis directement par le fournisseur à partir d’une adresse courriel permettant la réception d’une réponse.

  Attention !

  N’envoyez pas de documents à partir d’une adresse « ne pas répondre ». L’adresse d’envoi est utilisée pour vous informer des refus de factures.

• Le courriel ne doit pas comporter de logos, d’images ou d’hyperliens.
• Le courriel peut comprendre plusieurs pièces jointes (factures).

Vous recevrez un accusé de réception. Conservez son numéro, car il pourra vous servir pour faire le suivi de la facture.

Vous pouvez devoir fournir un original papier de la facture jusqu’à sept ans à partir de la date de celle‑ci ou jusqu’à trois ans après la fin du contrat, selon la date la plus tardive.