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Préparer et transmettre une facture

Si vous avez fourni un bien ou un service à Hydro‑Québec ou à la Société d’énergie de la Baie James (SEBJ), voici comment préparer et transmettre votre facture.

Dans cette page :

Préparer une facture

  1. Le nom et l’adresse de votre entreprise

    Ces renseignements doivent être identiques aux informations inscrites au Registre des entreprises du Québec (REQ) et à celles indiquées sur votre contrat ou votre commande.

    Assurez‑vous que le nom du fournisseur sur la facture est le même que celui sur le bon de commande. Si une tierce partie a livré le bien ou rendu le service, communiquez avec la Ligne Info‑Acquisition pour nous en aviser.

  2. La date de la facture
  3. Le numéro de la facture

    Si vous nous faites parvenir un crédit, vous devez aussi indiquer le numéro de la facture initiale à laquelle le crédit doit s’appliquer.

  4. Le destinataire de votre facture

    Hydro‑Québec ou la Société d’énergie de la Baie James (SEBJ), selon le cas. Tout autre libellé entraînera un rejet de la facture.

  5. Un numéro de référence

    Indiquez obligatoirement sur votre facture l’une des références suivantes :

    • Numéro de commande :

      • série de dix chiffres débutant par 45 (si vous avez un contrat‑cadre, le numéro de celui‑ci peut aussi être inscrit afin de faciliter le traitement) ;
      • série de sept chiffres débutant par 9XXXXXX ou de huit chiffres débutant par 19XXXXXX ou 7XXXXXXX, pour les ateliers de maintenance des équipements seulement.

    • Référence alphanumérique :

      • CII – identifiant interne d’un employé ou d’une employée (deux lettres suivies de quatre chiffres).

    Attention ! Si vous n’avez pas reçu l’une de ces références, communiquez directement avec la personne ayant fait la demande de biens ou de services afin de l’obtenir.

  6. La description du bien livré ou du service fourni

    Il est important de regrouper les articles taxables et les articles non taxables et de les distinguer les uns des autres.

    Vous devez vous assurer que le bon de commande comprend tous les éléments qui seront facturés (frais de livraison, redevance environnementale, supplément, emballage, consigne).

    Vous devez facturer uniquement les biens livrés ou les services rendus, même si cela donne lieu à plusieurs factures pour un même bon de commande. Vous éviterez ainsi des délais de paiement.

  7. Le montant de la facture

    Il n’est pas nécessaire d’indiquer la retenue, lorsqu’applicable, sur votre facture. Celle-ci sera appliquée selon les modalités du contrat ou de la commande.

  8. Les taxes applicables et les numéros d’inscription pour ces dernières

    Les taxes s’appliquent au sous-total de la facture avant la retenue contractuelle.

    Si vous êtes inscrit au fichier de la TPS/TVH dans le cadre du régime simplifié ou au fichier de la TVQ dans le cadre du régime désigné, vous ne pouvez pas percevoir ces taxes auprès d’Hydro‑Québec, car nous sommes inscrits aux taxes dans le cadre du régime régulier.

    Voici les numéros de TPS et de TVQ d’Hydro‑Québec :
    TPS : 119449775 RT0001
    TVQ : 1000042605 TQ0020

  9. L’adresse de destination du paiement

Si vous êtes un fournisseur non résident (hors Canada), vous devez indiquer les informations suivantes afin de respecter vos obligations fiscales :

  • le nombre d’heures et le montant facturé à l’égard des services rendus au Canada.
  • la mention « Service fourni intégralement hors du Canada », si aucun service n’a été rendu au Canada.

Vous devez soumettre une facture corrigée ? 

Transmettre une facture

Attention !

La facture doit être soumise seulement une fois que les biens ont été expédiés ou les services, rendus.

  • Faites parvenir votre facture à Hydro-Québec ou à la Société d’énergie de la Baie James (SEBJ) par courriel à l’adresse suivante : comptes.fournisseurs@hydro.qc.ca

    Cette adresse courriel est utilisée uniquement pour la réception de factures ou de crédits. Tous les autres documents reçus à cette adresse courriel (états de compte ou autre) seront détruits.

  • La facture, qui doit être ajoutée en pièce jointe au courriel, peut être un fichier PDF (en format texte, de préférence, ou en format image), un fichier TIFF ayant une résolution minimale de 400 ppp, un fichier Word ou un fichier Excel. Voici quelques particularités à savoir au sujet de la pièce jointe :
    • elle peut compter plusieurs pages ;
    • elle ne doit contenir qu’une seule facture, mais peut aussi inclure des pièces justificatives (le cas échéant, les pièces justificatives doivent absolument être ajoutées à la suite de la facture, et ce, dans un seul et même fichier).

  • Le courriel doit être transmis directement par le fournisseur à partir d’une adresse courriel valide permettant la réception d’une réponse.

    Attention ! Ne pas envoyer votre facture à partir d’une adresse courriel « pas de réponse » (ou « no reply »). L’adresse que vous utiliserez pour envoyer votre facture sera celle que nous utiliserons pour vous informer des rejets (ou refus) de factures.

  • Le courriel ne doit pas comporter de logos, d’images ou d’hyperliens.
  • Le courriel peut comprendre plusieurs pièces jointes.

Après avoir envoyé votre facture, vous recevrez un accusé de réception. Conservez le numéro qui s’y trouve, il pourra vous être utile pour faire le suivi de la facture.

Vous pouvez fournir un original papier de la facture jusqu’à sept ans à partir de la date de celle-ci ou jusqu’à trois ans après la fin du contrat, selon la date la plus tardive.

Du côté d’Hydro-Québec, voici ce qui se passe une fois que vous avez transmis votre facture et que vous avez reçu un accusé de réception par courriel :

  1. Validation de la conformité de la facture :
    • Si la facture est conforme, le processus se poursuit.
    • Si la facture est non conforme, nous ne pouvons pas la traiter et nous vous envoyons alors un courriel pour vous en aviser. Vous devez alors corriger la facture et la soumettre à nouveau.
  2. Confirmation de la réception du bien ou du service rendu :
    • Votre client ou cliente à Hydro‑Québec (personne ayant fait la demande du bien ou du service) doit avoir confirmé, dans nos systèmes, la réception du bien ou du service afin de permettre le paiement.
  3. Traitement de la facture et paiement :
    • La facture est traitée et payée selon les modalités prévues.
    • Le paiement se fait habituellement dans les 30 jours suivant la date de réception d’une facture valide ou de la date de réception du bien ou du service, selon la plus tardive de ces deux dates.

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